Savia : Distribution numérique de matériel pédagogique

Aux fins d’enseignement et de recherche, vous pouvez reproduire, sur supports papier et numérique, 20% d’une œuvre du répertoire de Copibec. L’entente permet aussi la reproduction entière d’un article de périodique ou de journal.

En résumé:

• 1 article entier de périodique
• 1 chapitre entier s'il ne dépasse pas le 20% du livre
• Plusieurs sections du livre qui ne comprend aucun chapitre entier et qui n'excède pas 20% du livre.

À HEC Montréal, il n’est pas permis de dépasser la limite de reproduction autorisée par COPIBEC. Cette mesure est nécessaire pour contrôler les frais supplémentaires facturés par COPIBEC.

Tous les documents distribués aux étudiants (en format papier ou numérique, via ZoneCours par exemple) doivent être déclarés dans le logiciel Savia. Les enseignants sont responsables de s'assurer que la déclaration est effectuée pour chaque nouveau document distribué,  et ce, chaque session. Les adjointes des départements d'ensignement ont accès à Savia et peuvent faire la déclaration au nom de l'enseignant.

​Avant de faire une déclaration d’article, assurez-vous que celui-ci n’est pas disponible dans les banques de données de l’école. Si vous n’êtes pas certain contactez la bibliothèque. 

Pour faire une déclaration d'oeuvre, cliquez sur : « Autorisations particulières / Déclarations » dans le menu de gauche.

Écran : Identification de l'usager d'oeuvre

Par défaut, Savia indique votre nom (le nom associé au compte que vous utilisez) dans le champ «  Professeur ». Ce champ est uniquement utilisé pour vous permettre de discriminer des ensembles de déclarations afin de les copier plus aisément d’une session à l’autre. Les champs « Session » « Année » et « No. de Cours » sont également utilisés pour regrouper les déclarations. Dans le contexte de HEC, comme un enseignant pour un cours peut changer, nous vous conseillons de laisser votre propre nom dans le champ « Professeur ».

Il faut utiliser le « Numéro de cours » de façon systématique pour bien regrouper les déclarations. Ce numéro sera utile pour repérer une déclaration ou la copier d'une session à l'autre. Nous vous suggérons la forme suivante : 30315 si vous faites une déclaration pour un cours coordonné ou 30315.S01 si vous faites une déclaration pour un groupe cours particulier (situation plus rare).

Écran : Support de reproduction et type d'oeuvre

Si vous distribuez le document via ZoneCours, vous devez choisir les options "numérique" et "intranet".

Écran : Oeuvre à reproduire

Les champs suivis de l'astérisque "*" sont obligatoires et ne doivent pas rester vides. Si vous n'avez pas l'information, inscrivez "aucun", "n/a" ou "introuvable".

Écran : Identification des pages à reproduire

Notez que si vous avez plusieurs extraits d'un même ouvrage pour un même cours, tous les extraits doivent être saisis dans la même déclaration.

• Saisissez le nom du premier extrait et les pages de début et de fin, puis cliquez sur "Ajouter"; 
• Répétez l'opération pour chaque extrait de cet ouvrage.

Écran final : rétroaction sur le statut de la déclaration

Le dernier écran de la déclaration indique si elle a été acceptée, en traitement ou refusée.

ATTENTION : si votre demande est "en traitement" ou "refusée", vous ne devez pas distribuer l'extrait déclaré aux étudiants.

Les demandes en traitement seront révisées par les employés de Copibec et par l'administrateur de la bibliothèque. Ensuite, un courriel vous sera envoyé pour vous indiquer la marche à suivre.

Pour les demandes refusées, si votre demande concernait une distribution numérique, vous pouvez choisir de distribuer le document sous format papier et faire une nouvelle demande dans Savia à cet effet.

Notez aussi que le personnel de la bibliothèque révise régulièrement les demandes refusées pour tenter de proposer des solutions aux demandeurs. Dans certains cas, il est possible de trouver des solutions. Par exemple, la bibliothèque pourrait acquérir un livre numérique qui sera ensuite accessible à vos étudiants par le site Web de la bibliothèque.

Lorsqu'il est temps de faire les déclarations pour une nouvelle session, il est possible de copier en tout ou en partie la déclaration faite pour la session précédente.

• Cliquez sur le lien "Compte" à gauche de l'écran.
• Cliquez ensuite sur le lien "Mes déclarations".

• Localisez la déclaration à copier dans la liste. Notez que vous pouvez utiliser les filtres de recherche pour localiser le nom de la secrétaire ou du professeur qui a fait la demande.
• Cliquez sur l'icône de loupe pour voir la déclaration.

Vous pourrez ensuite sélectionner les oeuvres qui doivent être copiées pour la session courante et préciser le nombre d'étudiants à qui elles seront distribuées.

Tous les départements disposent au moins d'un accès à Savia. Il est possible aussi pour les enseignants de faire une demande d'accès s'ils veulent eux-mêmes saisir leurs déclarations.

1. Accédez à Savia 
2. Cliquez sur « Compléter une demande d’inscription ».
3. Saisissez vos informations. Une adresse de courriel valide est l’identifiant du compte d’utilisateur : elle servira à se brancher à Savia. Indiquez que vous êtes un « Usager d’œuvre ».
4. Indiquez que vous êtes une personne morale (la facture doit être émise à votre employeur).
5. Lorsque vous aurez spécifié « HEC » dans le champ « École », vous verrez apparaître le menu déroulant vous demandant d’indiquer le service.  Sélectionnez « Bibliothèque ».
6. Vous pouvez réviser les informations du compte.
7. Assurez-vous de cocher que vous acceptez les conditions d'accès au site.
8. L’administrateur de la bibliothèque autorisera la création du compte et vous recevrez toutes les informations de connexion par courriel.

NOTE : Cette procédure est nécessaire uniquement à la création du compte. Si vous avez besoin de modifier l’adresse courriel d’un compte (p. ex. pour un mouvement de personnel ou un remplacement de longue durée), contactez l’administrateur du compte via biblio.info@hec.ca