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EndNote X9

Logiciel de gestion bibliographique

Importer à partir d'une banque de données

Consultez la page Importation de références des banques de données (procédures) de ce guide pour connaitre les banques de données compatibles avec EndNote et la procédure à suivre. Selon la banque de données et l'ordinateur avec lequel vous travaillez, l'importation sera directe ou indirecte.

Importation directe

Les références bibliographiques sont transférées directement dans EndNote.

  • Faites une recherche dans la banque de données.
  • Sélectionnez les références.
  • Exportez les références (vérifier les procédures d'importation).

NOTE : Pour chaque référence, vérifiez le type de document et l'exactitude de l'information. Faites les corrections au besoin.

Importation indirecte

Les références bibliographiques sont transférées dans un fichier (le plus souvent avec l'extension .RIS) que l'on importera dans EndNote.

  • Faites une recherche dans la banque de données.
  • Sélectionnez les références.
  • Sauvegardez les références.
  • Dans EndNote, Menu File > Import
  • Choisissez le fichier en cliquant sur Choose File.
  • Choisissez Unicode (UTF-8) dans le menu déroulant Text Translation si le fichier comprend des références en français.
  • Cliquez sur Import.

NOTE : Pour chaque référence, vérifiez le type de document et l'exactitude de l'information. Faites les corrections au besoin.

Ajout de documents PDF

Importation

L'importation de documents PDF dans EndNote permet de créer un bordereau et d'attacher le PDF. Si le document PDF contient un DOI, EndNote est en mesure de compléter certains champs.

  1. Menu File > Import > Folder... (choisissez File pour un seul fichier)
  2. Import Folder : choisissez le dossier contenant les articles en format PDF
  3. Import Options : choisissez PDF dans le menu déroulant
  4. Duplicates : choisissez Import All dans le menu déroulant

NOTE : si EndNote ne peut lire le document PDF, un bordereau sera quand même créé, mais les champs seront vides. Il faudra les remplir manuellement.

Dans tous les cas, vérifiez si l'information est saisie correctement.

Joindre le PDF

Lorsque la référence existe déjà dans EndNote, utilisez la fonction « Attachment file » pour joindre le PDF au bordereau. Vous devez au préalable télécharger le PDF sur votre poste.

  1. Sélectionnez le PDF et glissez-le sur la référence dans EndNote

OU

  1. Sélectionnez la référence dans EndNote
  2. Menu References > File Attachements > Attach File...
  3. Parcourez votre ordinateur pour sélectionner le fichier PDF
  4. Cliquez sur Ouvrir

Ajout manuel ou modification d'une référence

Les éléments à saisir varient selon le type de document, consultez la page Travailler avec les style HEC Montréal pour vous guider.

  1. Menu References > New Reference.
  2. Choisissez le type de référence dans le menu déroulant Reference Type.
  3. Saisissez l'information dans les champs appropriés. ** Respecter les règles de saisie ci-dessous**.
  4. Fermez le bordereau en sélectionnant File > Close Reference ou encore en cliquant sur le X de fermeture du bordereau.
  5. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Yes pour enregistrer les informations de la référence.

Pour modifier une référence dans le bordereau de saisie :

  • sélectionnez l'onglet Reference dans la fenêtre des onglets

ou

  • double-cliquez sur la référence

ou

  • sélectionnez dans le menu References > Edit References.

Pour supprimer les doublons :

  • Cliquez sur la liste All Reference(s) ou sur le groupe désiré.
  • Menu References > Find Duplicates.
  • Une fenêtre s'ouvre présentant une par une toutes les références en double.
  • Des modifications peuvent être apportées dans cette fenêtre à la référence à conserver.
  • Cliquez Keep This Record pour les références à conserver.
  • Les références qui ne sont pas conservées sont envoyées dans le dossier Trash.

Règles de saisie

ATTENTION : Vérifiez les références provenant des banques de données pour qu'elles respectent les règles d'écriture ci-dessous. Des corrections sont parfois nécessaires. Assurez-vous de TOUJOURS saisir chaque auteur nom d'auteur de la même façon. Des problèmes peuvent survenir dans Word le cas échéant.

Auteur (Author, Editor, Reporter, Programmer)
  • Inscrivez tous les auteurs, un seul par ligne
  • Inscrivez le prénom des auteurs au long
    • Nom de famille, <Prénom>, ex. Smith, Adam
    • OU <Prénom Nom de famille> sans virgule, ex. Adam Smith
  • Si l'auteur est une collectivité, ajoutez une virgule à la fin
    • ex. HEC Montréal,
  • Si l'auteur est une collectivité et comporte déjà une ou plusieurs virgules, remplacez la première virgule par 2 virgules. N'ajoutez pas de virgule à la fin
    • ex. Ministère de l'Éducation,, du Loisir et du Sport
Année (Year)
  • Saisissez l'année de publication uniquement.
  • Utilisez le format à quatre chiffres.
    • ex. 1971
  • Inscrivez n.d. si aucune date.
Titre (Title)
  • Aucun point à la fin du titre, MAIS inscrivez toute autre poncutation s'il y a lieu.
  • Saisissez le titre complet avec le sous-titre.
  • Le sous-titre est séparé du titre par deux points ( : ) précédé et suivi d'un espace. Le premier mot du sous-titre s'écrit avec une minuscule.
Lieu de publication (City, Place published)
  • Inscrivez uniquement la ville de publication.

Pages
  • Inscrivez le numéro des pages de début et de fin de l'article.
    • ex. 341-349
  • Inscrivez le nombre total de pages d'un livre.
  • Ne pas mettre la mention page, p. ou pp.
  • Pour une pagination discontinue, utilisez la virgule.
    • ex. 341-349, 365-389
Maison d'édition (Publisher)
  • Inscrivez le nom de la maison d'édition ou de l'organisme qui publie le document, sans mentionner le terme "édition", à moins qu'il ne fasse partie du nom de l'éditeur.
Édition (Edition)
  • Inscrivez uniquement le numéro de l'édition.
    • ex. 3 pour 3e édition
  • Ne pas inscrire de mention d'édition.
Date (Issue Date)
  • Inscrivez l'information telle qu'elle doit apparaître.
    • ex. 30 août
  • Ne pas inscrire l'année.
Notes et résumés
  • Les champs Notes et Abstracts peuvent contenir jusqu'à 15 pages de texte.
Volume
  • Inscrivez uniquement le numéro de volume.
    • ex. 10
Numéro (Issue)
  • Inscrivez seulement le numéro de la publication.
    • ex. 4
URL
  • Inscrivez l'adresse du site Web en indiquant le protocole.
    • ex. https://, ftp://, etc.
Mots-clés (Keywords)
  • Les mots-clés ne figurent pas dans la référence bibliographique. Ils permettent d'effectuer des recherches dans la bibliothèque.
  • Inscrivez les mots-clés sur des lignes distinctes ou les séparer par un point-virgule.

Éliminer les doublons

Au fur et à mesure que votre bibliothèque croît, il se pourrait qu'elle contienne 2 ou même 3 fois la même référence.
Pour supprimer les références en double (doublon) :

  • Cliquez sur la liste All References
  • Menu References > Find Duplicates
  • Une fenêtre Find Duplicates s'ouvre présentant une par une toutes les références en double.
  • Cliquez Keep This Record pour la référence à conserver.
  • Les références qui ne sont pas conservées sont envoyées dans la corbeille (Trash).

EndNote repère les doublons en comparant, pour des types de documents semblables (livre, article de périodique, etc.), l'information contenue dans les champs : auteur, titre et année.

Trier

Cliquez sur l'entête d'une colonne pour trier par ordre croissant les références selon cette valeur. Cliquez une 2e fois sur le même entête pour le tri inverse.

Pour modifier les colonnes affichées, cliquez sur le menu Edit > Preferences > Display Fields. Il sera également possible de modifier le titre de certaines colonnes.

Créer des groupes

Utilisez les groupes pour organiser vos références selon un liste de critères que vous aurez soin d'établir. Une référence peut se retrouver dans plus d'un groupe.

Dans un premier temps, créez des grands groupes (Groupe Set)

Ensemble de groupe (Group Set)

  1. Menu Groups > Create Group Set.
  2. Renommez en utilisant le bouton droit de la souris.

Seuls des groupes peuvent être créés dans un ensemble de groupes (Group Set)

Groupe (Groups)

  1. Menu Groups > Create Group ou bouton droit de la souris.
  2. Nommez le groupe.
  3. Sélectionnez des références.
  4. Glissez les références dans le groupe.

Groupes intelligents (Smart Groups)

Permet l'envoi direct de nouvelles références dans un groupe en fonction d'un ou plusieurs critère(s) de recherche (requête).

  1. Menu Groups > Create Smart Group.
  2. Entrez les critères de recherche.
  3. Cliquez sur le bouton Options.
  4. Donnez un nom au groupe dans la zone Smart Group Name.
  5. Cliquez sur Create.
  6. Les références de la bibliothèque répondant à la requête sont automatiquement copiées dans ce groupe.
  7. Les références ajoutées ultérieurement et répondant à cette requête seront automatiquement ajoutées à ce groupe.

Pour éliminer une référence d'un groupe, sélectionnez la référence de ce groupe et cliquez sur la touche <  Suppr >. Pour éliminer une référence de la bibliothèque (et de tous les groupes), sélectionnez la référence dans la liste All References et cliquez sur la touche <  Suppr >.