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EndNote 20

Logiciel de gestion bibliographique

Importer à partir d'une banque de données

Consultez la page Importation de références des banques de données (procédures) de ce guide pour connaitre les banques de données compatibles avec EndNote et la procédure à suivre pour exporter les références vers EndNote.

IMPORTANT :

  • Pour chaque référence ajoutée dans EndNote, vérifiez le type de document et l'exactitude de l'information.
  • Faites les corrections au besoin.

Le type d'importation est direct ou indirect, selon la banque de données et selon le navigateur utilisé.

Importation directe

Les références bibliographiques sont transférées directement dans EndNote.

  • Faites une recherche dans la banque de données.
  • Sélectionnez les références.
  • Exportez les références (vérifier les procédures d'importation).

Importation indirecte

Les références bibliographiques sont transférées dans un fichier (le plus souvent avec l'extension .RIS) que l'on ouvrira dans EndNote.

  • Faites une recherche dans la banque de données.
  • Sélectionnez les références.
  • Sauvegardez les références.
  • Dans EndNote, Menu File > Import
  • Choisissez le fichier en cliquant sur Choose File.
  • Déterminez comment gérer les doublons dans Discard Duplicates.
  • Choisissez Unicode (UTF-8) dans le menu déroulant Text Translation si le fichier comprend des références en français, donc avec des caractères accentués.
  • Cliquez sur Import.

Ajout de documents PDF

Importation

L'importation de documents PDF dans EndNote permet de créer un bordereau et d'attacher le PDF. Si le document PDF contient un DOI, EndNote est en mesure de compléter certains champs.

  1. Menu File > Import > Folder... (choisissez File pour un seul fichier)
  2. Import Folder : choisissez le dossier contenant les articles en format PDF
  3. Import Options : choisissez PDF dans le menu déroulant
  4. Duplicates : choisissez Import All dans le menu déroulant
NOTE : si EndNote ne peut lire le document PDF, un bordereau sera quand même créé, mais les champs seront vides. Il faudra les remplir manuellement.

Dans tous les cas, vérifiez si l'information est saisie correctement.

Joindre le PDF

Lorsque la référence existe déjà dans EndNote, utilisez la fonction « Attachment file » pour joindre le PDF au bordereau. Vous devez au préalable télécharger le PDF sur votre poste.

  1. Sélectionnez le PDF et glissez-le sur la référence dans EndNote

OU

  1. Sélectionnez la référence dans EndNote
  2. Menu References > File Attachements > Attach File...
  3. Parcourez votre ordinateur pour sélectionner le fichier PDF
  4. Cliquez sur Ouvrir

Ajout manuel ou modification d'une référence

Les éléments à saisir varient selon le type de document, consultez la page Travailler avec les style HEC Montréal pour vous guider.

  1. Menu References > New Reference.
  2. Choisissez le type de référence dans le menu déroulant Reference Type.
  3. Saisissez l'information dans les champs appropriés. ** Respecter les règles de saisie ci-dessous**.
  4. Fermez le bordereau en sélectionnant File > Close Reference ou encore en cliquant sur le X de fermeture du bordereau.
  5. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Yes pour enregistrer les informations de la référence.

Pour modifier une référence dans le bordereau de saisie :

  • sélectionnez l'onglet Reference dans la fenêtre des onglets

ou

  • double-cliquez sur la référence

ou

  • sélectionnez dans le menu References > Edit References.

Pour supprimer les doublons :

  • Cliquez sur la liste All Reference(s) ou sur le groupe désiré.
  • Menu References > Find Duplicates.
  • Une fenêtre s'ouvre présentant une par une toutes les références en double.
  • Des modifications peuvent être apportées dans cette fenêtre à la référence à conserver.
  • Cliquez Keep This Record pour les références à conserver.
  • Les références qui ne sont pas conservées sont envoyées dans le dossier Trash.

Ajouter une référence à partir d'un DOI

Pour ajouter une référence à partir de son identifiant unique (Digital Object Identifier ou DOI). 

  1. Menu References > New Reference.
  2. Entrez l'adresse DOI dans le champ DOI.
  3. Sauvegardez la référence vide.
  4. Sélectionnez Find Reference Updates avec le clic droit sur votre nouvelle référence.
  5. Sélectionnez Update all fields

Dans tous les cas, vérifiez si l'information est saisie correctement, modifiez la référence manuellement au besoin. 

Règles de saisie

ATTENTION : Vérifiez les références provenant des banques de données pour qu'elles respectent les règles d'écriture ci-dessous. Des corrections sont parfois nécessaires. Assurez-vous de TOUJOURS saisir chaque auteur nom d'auteur de la même façon. Des problèmes peuvent survenir dans Word le cas échéant.

Auteur (Author, Editor, Reporter, Programmer)
  • Inscrivez tous les auteurs, un seul par ligne
  • Inscrivez le prénom des auteurs au long
    • Nom de famille, <Prénom>, ex. Smith, Adam
    • OU <Prénom Nom de famille> sans virgule, ex. Adam Smith
  • Si l'auteur est une collectivité, ajoutez une virgule à la fin
    • ex. HEC Montréal,
  • Si l'auteur est une collectivité et comporte déjà une ou plusieurs virgules, remplacez la première virgule par 2 virgules. N'ajoutez pas de virgule à la fin
    • ex. Ministère de l'Éducation,, du Loisir et du Sport
Année (Year)
  • Saisissez l'année de publication uniquement.
  • Utilisez le format à quatre chiffres.
    • ex. 1971
  • Inscrivez n.d. si aucune date.
Titre (Title)
  • Aucun point à la fin du titre, MAIS inscrivez toute autre poncutation s'il y a lieu.
  • Saisissez le titre complet avec le sous-titre.
  • Le sous-titre est séparé du titre par deux points ( : ) précédé et suivi d'un espace. Le premier mot du sous-titre s'écrit avec une minuscule.
Revue (Journal)
  • Inscrivez le nom de la revue dans laquelle le document a été publié
Lieu de publication (City, Place published)
  • Inscrivez uniquement la ville de publication.

 
Pages
  • Inscrivez le numéro des pages de début et de fin de l'article.
    • ex. 341-349
  • Inscrivez le nombre total de pages d'un livre.
  • Ne pas mettre la mention page, p. ou pp.
  • Pour une pagination discontinue, utilisez la virgule.
    • ex. 341-349, 365-389
Maison d'édition (Publisher)
  • Inscrivez le nom de la maison d'édition ou de l'organisme qui publie le document, sans mentionner le terme "édition", à moins qu'il ne fasse partie du nom de l'éditeur.
Édition (Edition)
  • Inscrivez uniquement le numéro de l'édition.
    • ex. 3 pour 3e édition
  • Ne pas inscrire de mention d'édition.
Volume
  • Inscrivez uniquement le numéro de volume.
    • ex. 10
Numéro (Issue)
  • Inscrivez seulement le numéro de la publication.
    • ex. 4
Date (Issue Date)
  • Inscrivez l'information telle qu'elle doit apparaître.
    • ex. 30 août
  • Ne pas inscrire l'année.
DOI
  • Inscrivez l'identifiant unique DOI de l'article.
    • ex. 10.1525/bio.2009.59.11.10
    • ex. https://doi.org/10.1525/bio.2009.59.11.10
Mots-clés (Keywords)
  • Les mots-clés ne figurent pas dans la référence bibliographique. Ils permettent d'effectuer des recherches dans la bibliothèque.
  • Inscrivez les mots-clés sur des lignes distinctes ou les séparer par un point-virgule.
Notes et résumés
  • Les champs Notes et Abstracts peuvent contenir jusqu'à 15 pages de texte.
URL
  • Inscrivez l'adresse du site Web en indiquant le protocole.
    • ex. https://, ftp://, etc.

Éliminer les doublons

Au fur et à mesure que votre bibliothèque croît, il se pourrait qu'elle contienne 2 ou même 3 fois la même référence.
Pour supprimer les références en double (doublon) :

  • Cliquez sur la liste All References
  • Menu Library > Find Duplicates
  • Une fenêtre Find Duplicates s'ouvre présentant une par une toutes les références en double.
  • Cliquez Keep This Record pour la référence à conserver.
  • Les références qui ne sont pas conservées sont envoyées dans la corbeille (Trash).

EndNote repère les doublons en comparant, pour des types de documents semblables (livre, article de périodique, etc.), l'information contenue dans les champs : auteur, titre et année.