Il est recommandé d’élaborer un plan de gestion de données qui précisera, dès le début d’un projet de recherche, les données et les documents afférents qui seront à conserver et à protéger, à l’aide de copie de sauvegarde.
Une bonne règle est celle du 3-2-1 : 3 copies des fichiers, sur 2 supports différents, dont 1 copie hors site.
Idéalement, il faudrait conserver toutes les données de recherche jugées de qualité avec les documents afférents, c’est-à-dire : les métadonnées, les documents décrivant la méthodologie de collecte de données et de conception de la base de données, ainsi que les documents décrivant les façons d’utiliser ou de transformer la base de données.
Aucun type de technologie n’est parfait, c’est pourquoi il est recommandé d’utiliser différentes technologies dans votre stratégie de sauvegarde.pour copier une même base de données. Parmi les technologies les plus courantes :
Consulter la section Recommandation de stockage pour voir ce qui est recommandé pour la communauté HEC.
Il est important d’utiliser un format de fichier qui permettra une utilisation à long terme des données. Il est recommandé d’utiliser des formats dits ouverts (txt, csv, tab, flac, xml), qui facilitent l'accès, et d'utiliser l'encodage Unicode (ex. UTF-8).
Si vous utilisez un logiciel propriétaire, il est important de consigner le nom et la version du logiciel, de même que tout autre détail (système d'opération, dépendances logicielles, etc.) qui pourraient avoir un impact sur l'accès aux données.
