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EndNote - logiciel de gestion bibliographique

Articles provenant des banques de données

Consultez la page Importation de références des banques de données (procédures) de ce guide pour connaitre les banques de données compatibles avec EndNote et la démarche à utiliser.

Deux types d'importation :

Importation directe

Les éléments de la référence bibliographique sont transférés de la banque de données directement dans EndNote.

  • Faites une recherche dans la banque de données.
  • Sélectionnez les références.
  • Exportez les références (vérifier les procédures d'importation).
  • Sélectionnez la bibliothèque pour le transfert des données.

NOTE : Une fois les références dans EndNote, vérifiez le bordereau choisi ainsi que l'exactitude de l'information importée. Des corrections sont parfois nécessaires pour assurer l'uniformité des références bibliographiques.

Importation indirecte

Les références bibliographiques sont transférées dans un fichier (le plus souvent avec l'extension .RIS) que l'on importera dans EndNote en choisissant le filtre d'importation approprié.

  • Faites une recherche dans la banque de données.
  • Sélectionnez les références.
  • Exportez les références dans un format compatible avec...
  • Enregistrez les notices dans un format .ris.
  • Ouvrez la bibliothèque dans EndNote.
  • Menu File > Import
  • Choisissez le fichier en cliquant sur Choose File.
  • Choisissez le filtre d'importation indiqué dans la procédure.
  • Choisissez Unicode (UTF-8) dans le menu déroulant Text Translation si le fichier comprend des références en français.
  • Cliquez sur Import.

NOTE : Une fois les références dans EndNote, vérifiez le bordereau choisi ainsi que l'exactitude de l'information importée. Des corrections sont parfois nécessaires pour assurer l'uniformité des références bibliographiques.

Ajout manuel d'une référence

Les éléments à saisir varient selon le type de document, consultez la page Style HEC - bordereaux à utiliser pour vous guider.

  1. Ouvrez une bibliothèque EndNote.
  2. Menu References > New Reference.
  3. Choisissez le type de référence dans le menu déroulant Reference Type.
  4. Saisissez l'information dans les champs appropriés. ** Respecter les règles d'écriture**.
  5. Cliquez sur le X situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre du bordereau de saisie.

Consultez les choix de l'onglet Style HEC - types de référence pour savoir quel borderau utilisé et les champs à remplir.

Règles d'écriture

ATTENTION : Vérifiez les références provenant des banques de données pour qu'elles respectent les règles d'écriture ci-dessous. Des corrections sont parfois nécessaires. Assurez-vous de TOUJOURS saisir chaque auteur nom d'auteur de la même façon. Des problèmes peuvent survenir dans Word le cas échéant.

Auteur (Author, Editor, Reporter, Programmer)
  • Inscrivez tous les auteurs, un seul par ligne.
  • Inscrivez le prénom des auteurs au long.
    • Nom de famille, <Prénom>, ex. Smith, Adam
    • OU <Prénom Nom de famille> sans virgule, ex. Adam Smith
  • Si l'auteur est une collectivité, ajoutez une virgule à la fin
    • ex. HEC Montréal,
    • si une virgule se trouve à l'intérieur du nom, ajoutez deux virgules à la fin.
      • ex. Ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport,,
Année (Year)
  • Saisissez l'année de publication uniquement.
  • Utilisez le format à quatre chiffres.
    • ex. 1971
  • Inscrivez n.d. si aucune date.
Titre (Title)
  • Aucun point à la fin du titre, MAIS inscrivez toute autre poncutation s'il y a lieu.
  • Saisissez le titre complet avec le sous-titre.
  • Le sous-titre est séparé du titre par deux points ( : ) précédé et suivi d'un espace. Le premier mot du sous-titre s'écrit avec une minuscule.
Lieu de publication (City, Place published)
  • Inscrivez uniquement la ville de publication.

Pages
  • Inscrivez le numéro des pages de début et de fin de l'article.
    • ex. 341-349
  • Inscrivez le nombre total de pages d'un livre.
  • Ne pas mettre la mention page, p. ou pp.
  • Pour une pagination discontinue, utilisez la virgule.
    • ex. 341-349, 365-389
Maison d'édition (Publisher)
  • Inscrivez le nom de la maison d'édition ou de l'organisme qui publie le document, sans mentionner le terme "édition", à moins qu'il ne fasse partie du nom de l'éditeur.
Édition (Edition)
  • Inscrivez uniquement le numéro de l'édition.
    • ex. 3 pour 3e édition
  • Ne pas inscrire de mention d'édition.
Date (Issue Date)
  • Inscrivez l'information telle qu'elle doit apparaître.
    • ex. 30 août
  • Ne pas inscrire l'année.
Notes et résumés
  • Les champs Notes et Abstracts peuvent contenir jusqu'à 15 pages de texte.
Volume
  • Inscrivez uniquement le numéro de volume.
    • ex. 10
Numéro (Issue)
  • Inscrivez seulement le numéro de la publication.
    • ex. 4
URL
  • Inscrivez l'adresse du site Web en indiquant le protocole.
    • ex. http://, ftp://, etc.
Mots-clés (Keywords)
  • Les mots-clés ne figurent pas dans la référence bibliographique. Ils permettent d'effectuer des recherches dans la bibliothèque.
  • Inscrivez les mots-clés sur des lignes distinctes ou les séparer par un point-virgule.

Ajout de documents PDF

Importation

L'importation d'un document PDF dans EndNote permet de créer un bordereau avec le fichier en « attachment ». Si EndNote est en mesure de lire le PDF, les éléments bibliographiques seront ajoutés dans les champs.

  1. Menu File > Import > File...
  2. Import File : choisissez le fichier PDF
  3. Import Options : choisissez PDF dans le menu déroulant
  4. Duplicates : choisissez Import All dans le menu déroulant
  5. Text Translation : laissez à No Translation ou choisir Unicode (UTF-8)

NOTE : si EndNote ne peut lire le document PDF, un bordereau sera créé, mais les champs seront vides. Il faudra les remplir manuellement.

Joindre le PDF

Lorsque la référence existe déjà dans EndNote, utilisez la fonction « Attachment file » pour joindre le PDF au bordereau. Vous devez au préalable télécharger le PDF sur votre poste.

  1. Sélectionnez le PDF et glissez-le sur la référence dans EndNote

OU

  1. Sélectionnez la référence dans EndNote
  2. Menu References > File Attachements > Attach File...
  3. Parcourez votre ordinateur pour sélectionner le fichier PDF
  4. Cliquez sur Ouvrir

Modifier / supprimer une référence

Pour modifier une référence :

  • Choisissez l'onglet Quick Edit ou double-cliquez sur la référence.
  • Effectuez les modifications.
  • <CTRL S> pour sauvegarder.

Pour supprimer une référence :

  • Sélectionnez une ou plusieurs référence(s).
  • Appuyez sur la touche <Suppr>.
  • Une référence supprimée de la liste All Reference(s) sera supprimée de tous les groupes dans lesquels elle a été copiée.

Pour supprimer les doublons :

  • Cliquez sur la liste All Reference(s) ou sur le groupe désiré.
  • Menu References > Find Duplicates.
  • Une fenêtre s'ouvre présentant une par une toutes les références en double.
  • Des modifications peuvent être apportées dans cette fenêtre à la référence à conserver.
  • Cliquez Keep This Record pour les références à conserver.
  • Les références qui ne sont pas conservées sont envoyées dans le dossier Trash.

Trier les références

  • EndNote > Tools > Sort Library... permet de trier les références, entre autres, par le nom d'auteur, par l'année, par leur arrivée dans la bibliothèque et ce, par ordre croissant ou décroissant.
  • Il est également possible de trier les références en cliquant sur le titre d'une des colonnes affichées.

Créer des groupes

Une référence peut être copiée dans plus d'un groupe, mais restera toujours dans la grande liste (All References).

Pour éliminer une référence d'un groupe, sélectionnez la référence de ce groupe. Pour éliminer une référence de la bibliothèque (et tous les groupes), sélectionnez la référence dans la liste de toutes les références (All References).

Groupe (Groups)

  1. Menu Groups > Create Group ou bouton droit de la souris.
  2. Nommez le groupe.
  3. Sélectionnez des références.
  4. Glissez les références dans le groupe à l'aide de la souris.

Groupes intelligents (Smart Groups)

Permet l'envoi direct de nouvelles références dans un groupe en fonction d'un ou plusieurs critère(s) de recherche (requête).

  1. Sélectionnez l'onglet Search dans le bas de l'écran.
  2. Saisissez les éléments de la requête.
  3. Cliquez sur le bouton Options.
  4. Sélectionnez Convert to Smart Group.
  5. Donnez un nom au groupe.
  6. Les références de la bibliothèque répondant à la requête sont automatiquement copiées dans ce groupe.
  7. Les références ajoutées ultérieurement et répondant à cette requête seront automatiquement ajoutées à ce groupe.